JAK W PEŁNI WYKORZYSTAĆ POTENCJAŁ LUDZKI W NASZYM ZESPOLE. CZĘŚĆ 2 – PLANOWANIE

Jak już wiemy, organizacje wykorzystują ze swojego otoczenia kombinację czterech podstawowych zasobów: ludzkich, materialnych, finansowych i informacyjnych. Wśród nich, jeden rodzaj ma szczególne znaczenie. Są nim zasoby ludzkie, czyli zespól niepowtarzalnych i cennych właściwości zatrudnionych osób, których znaczenie obecnie systematycznie spośród pozostałych zasobów.

Ludzie decydują o sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa , metod i narzeczy wykorzystywanych , na każdym etapie cyklu życia organizacji. To od nich zależy realizacja strategii firmy w oparciu o podstawowe wartości i normy, które sami tworzą. Dlatego, w porównaniu z pozostałymi zasobami, czynnik ludzki odgrywa szczególną rolę, gdyż to on, w procesie gospodarowania decyduje o tym jak zostaną spożytkowane i wykorzystane pozostałe zasoby.

Dzisiaj wygrywa się ludźmi , bo tylko ich nie można skopiować. Dlatego poznanie sposobów i technik efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, interpretowanego jako współczesne podejście do sprawowania funkcji personalnej, pozwala uzyskać przewagę nad konkurentami oraz zrealizować ustalony przez organizacje cel i misje. Proces planowania w tym przypadku stanowi kluczowe zadanie kierownika, który posiadając musi określić „na kiedy” oraz jakiego rodzaju potencjału ludzkiego potrzebuje.

Pamiętajmy przy tym o tym, że ludzie nie są zasobem, lecz dysponują zasobem, czyli ogółem cech i właściwości, ucieleśnionych w nich, które umożliwiają pełnienie rożnych ról w organizacji. To oni decydują też o sposobie i formie wykorzystania i stopniu zaangażowania tego zasobu w pracy. Do najważniejszych elementów składających się na pojecie zasoby ludzkie, należą: wiedza, zdolności, umiejętności, zdrowie, postawy i wartości oraz motywacja.

Zasoby ludzkie można rozpatrywać w dwóch płaszczyznach: ilościowej i jakościowej . Nasz kierownik ma do dyspozycji ograniczenia w postaci ilościowego aspektu ludzi w organizacji, może zaś decydować o tym w jaki sposób pozyskiwać i planować rozwój swojego zespołu mając na uwadze sferę jakościową.

W pierwszym ujęciu , rozpatrywać należy liczbę zatrudnionych osób i strukturę kadr. Z tego punktu widzenia, czynnikami wpływającymi na charakter zasobów ludzkich będą:

• charakter działalności przedsiębiorstwa (rodzaj produkcji i jej skala),
• wykorzystywane technologie,
• dostępność kadry, koszty osobowe,
• uwarunkowania społeczno-ekonomiczne,
• normy prawne dotyczące warunków pracy,
• polityka zatrudnienia w firmie (dostosowanie poziomu kwalifikacji zatrudnionych, do wielkości i rodzaju realizowanych zadań),

Ujmując zaś zasoby ludzkie w aspekcie jakościowym, należy wskazać takie ich cechy jak:

• wiedza,
• kwalifikacje,
• umiejętności,
• cechy osobowościowe (inteligencja, kreatywność, innowacyjność, zdolność komunikowania się, twórcze podejść do problemów, asertywność, gotowość podjęcia ryzyka, postawy, zachowania, motywacja do pracy, itp.)

Rozpoczynając planowanie doboru personelu do zespołu kierownik powinien w pierwszej kolejności:

• Zdefiniować potrzebę doboru nowego pracownika lub zastąpienia osób obecnie pełniącej daną funkcję w firmie (rozmowy z pracownikami, własne obserwacje, decyzje zarządu, potrzeby związane z wzrostem sprzedaży, produkcji itp., problemy z pracownikiem)
• Ustalić profil potencjalnego kandydata (wykształcenie, doświadczenie, cechy osobowościowe, umiejętności) na podstawie uwarunkowań firmy (kultura organizacyjna, sposób funkcjonowania firmy i komunikowania się między działami, zasady odpowiedzialności i struktura organizacyjna, budżet na zatrudnienie dodatkowego personelu) i wytycznych zarządu.
• Opracować szczegółowy zakres odpowiedzialności i obowiązków biorąc pod uwagę charakter wykonywanej pracy, „historię” związaną z danym stanowiskiem (jeśli już inny pracownik wypełniał dany zakres obowiązków, warto przeanalizować czy aktualny do tej pory podział i zakres był efektywny i zasadny).
• Zaplanować budżet na zatrudnienie nowego pracownika.
• Określić jego miejsce w zespole i zaplanować ścieżkę rozwoju jego potencjału ( plan rozwoju, który będzie modyfikowany w zależności od rzeczywistego potencjału, zapału, możliwości jakie będzie reprezentował nowo zatrudniony pracownik).
• Opracować plan, etapy rozmów rekrutacyjnych, które mają na celu wyłonienie konkretnego kandydata (jeśli kierownik poszukuje osoby na stanowisko sprzedażowe warto zweryfikować jego postawę do Klienta, asertywność, optymizm w kontakcie z innymi, umiejętności prezentacji pomysłu itp.).
  W tym miejscu bardzo ważny jest dobór metod rekrutacji i sposób weryfikacji posiadanych przez kandydata umiejętności i nabytej wiedzy. W małych i średnich firmach podczas rekrutacji kierownik bardzo często zaprasza innych pracowników zespołu, aby czyli jaki ważną rolę pełnią w kwestii rozwoju teamu w jakim pracują i jak istotne jest dla szefa ich zdanie. Jest to oczywiście element motywacji, ale także bardzo praktyczne narzędzie rekrutacji, gdyż to właśnie pracownicy firmy znają najlepiej rzeczywistość obsługi Klienta, problemy z jakimi się borykają podczas obsługi i pytania jakie często padają z słów odbiorców produktów firmy.
• Ustalić metody pozyskania pracownika (ogłoszenia w gazecie, na portalu pracy, pośrednictwo agencji zatrudnienia, baza kandydatów, rekomendacje pracowników itp.)
• Wyselekcjonować najlepszych kandydatów i w zależności od konieczności przeprowadzić z nimi ponowne, indywidualne rozmowy, poprosić o przygotowanie zadania dodatkowego lub zaprosić do wspólnej burzy mózgów na której kierownik ma szansę zaobserwowania wielu cech, których nie byłby w stanie poznać podczas spotkań face-to-face (przywództwo, komunikatywność, praca w grupie, asertywność itp.).
• Profesjonalnie podziękować i poinformować kandydatów, którym nie udało się zyskać jego finalnej akceptacji, aby tym samym zostawić po sobie wizerunek firmy szanującej czas i poświęcenie kandydatów. Wiele firm zapomina o tak prostym, ale jakże istotnym kroku. Wystarczy e-mail z stosowną informacją lub telefon z podziękowaniem za poświęcony czas. Podczas procesów rekrutacji, w których brałam udział bardzo często obiecywano kontakt, który nie następował, przesyłano kilkakrotnie dodatkowe zadania do zrobienia, o czym wcześniej nie informowano, zapraszano na wspólne case study, czerpano pomysły na koncepcje marketingowe po czym nie wybierano nikogo. Są to działania, które zrażają kandydata do firmy i tym samym budują jej wizerunek jako nierzetelnego pracodawcy. Firmy zapominają, że w przyszłości mogą się z danym kandydatem spotkać w zupełnie innych okolicznościach.
• Wdrożyć nowego pracownika do pracy, czyli przedstawić go zespołowi, poinformować szczegółowo o zadaniach i roli jaką pełni w firmie, przydzielić odpowiednie narzędzia pracy.
• Obserwować pracę, rozwój, możliwości nowego pracownika, aby umiejętnie zweryfikować działania jakie musi podjąć organizując pracę już działających pracowników z możliwościami nowego rekruta, by osiągnąć spodziewane efekty.
• Podsumowując, podchodząc rzetelnie i profesjonalnie do pierwszego etapu pozyskiwania talentów, kierownik powinien brać pod uwagę dobro firmy i swojego zespołu. Nie może wychodzić z założenia, że zatrudniając najlepszych może stracić swoje stanowisko i władzę w firmie (niestety jest to ogromny problem z jakim borykają się średnie firmy, w przypadku gdy kompleksowo procesem rekrutacji zajmuje się kierownik, z pominięciem zarządu, powoduje to często „utratę na etapie planowania i rekrutacji” cennych dla firmy ludzi).

Jeśli jest pracowity, a właściciel go docenia nie ma podstaw, by wychodzić z takiego założenia. Szczególnie, że od tego nowego pracownika zależy także jego sukces i zespołu jakim zarządza. To on sam pokieruje jego rozwojem, wykorzysta jego potencjał. Kierownik więc ma ważną misję w planowaniu ludzi do swojego zespołu: określić, zweryfikować, znaleźć i zrekrutować takich ludzki, którzy będą z sukcesem realizowali wytyczoną strategię, będą przy tym zaangażowani, zmotywowani, otwarci na wiedzę i rozwój i co ważne będą wiązali z firmą swój rozwój i przyszłość.